Elsőre azt gondolhatnánk, az ügyfélhívó rendszer plusz kiadást jelent a vállalatnak. Pedig valójában több területen is kiadásokat spórol meg. Az alábbiakban megnézzük, hogyan csökkentheti a kiadásait a modern ügyfélkezelésre váltva.

Az ügyfélhívó rendszer munkatársakat helyettesít

Ma már rengeteg olyan feladatot lehet és érdemes automatizálni, ami korábban emberi erőforrást kívánt. Ilyen például a munkatársak szüneteinek beosztása, amit hagyományosan egy menedzser látott el. Eddig minden nap külön megbeszélés tárgyát képezte például, hogy melyik ügyfél hova álljon sorba, amikor az egyes pultnál ülő kolléga ebédelni ment. Viszont egy korszerű ügyfélkezelő rendszernél elég egyszer beállítani, hogy hogyan kezelje az ügyfeleket a munkatársak szünetei alatt, és el is felejthetjük ezt a mindennapos kérdést.

Naprakész információk emberi munka nélkül

Szintén komplett munkaköröket válthat ki az ügyfélhívó rendszer a cég egy másik területén. Ez pedig a statisztikai adatok és elemzések készítésével lehetséges. Korábban statisztikai elemző munkatársak kellettek ahhoz, hogy a vezetőség megtudja, melyik fiókban milyen a forgalom. Ráadásul ezt az információt csak heti, vagy havi szinten utólag lehetett megszerezni. Szerencsére a technika fejlődése ennél már előrébb jár!

Hogy fest az adatgyűjtés ma?
Az ügyfélhívó rendszer működés közben automatikusan menti a forgalmi adatokat, hogy azok valós időben megtekinthetőek legyenek.

Természetesen az ügyvezetőnek már nem kell fiókról fiókra utaznia, hogy megnézze, hányan állnak sorba, hanem egyszerűen otthonról, okostelefonján, vagy számítógépén figyelheti, mit történik a cég kirendeltségein.

Ez az információáromlás segíti az objektív adatokon alapuló gyors döntéshozatalt, ami létszükség a cég fejlődéséhez, versenyhelyzetben pedig jókora lépéselőnyt jelent.

Költséghatékonyság a fogyó eszközök kiiktatásával

A papírra nyomtatott sorszámhoz áramot fogyasztó nyomtató, papír, tinta szükséges. Ezek mind kiiktathatóak, ha a sorszámosztás elektronikusan történik. Hogy néz ki ez a gyakorlatban? A sorszám az ügyfél telefonján jelenik meg, ugyanúgy, ahogy egy QR kód.  Nem is lehetne jobb helyen, hiszen mit csinálnak a bankfiókban, hivatalban várakozók? A telefonjukon olvasnak, játszanak. Így tehát ez az egyetlen eszköz tökéletes megoldás a sorszám osztásához.

Milyen egyéb eszközök árát takaríthatja meg?

Nézzük a marketinget! Nyomtatott brossúrák és prospektusok hada fogy el naponta minden fiókban, legyen az pénzügyi intézmény, vagy telekommunikációs társaság irodája. Nyomtatás helyett egyszerűbb az ügyfélhívó rendszer LCD képernyőin megjelentetni a reklámanyagokat – így dinamikusabban kezelhetjük a változtatásokat is, gyorsabbá válik az aktuális ajánlatok és hírek eljuttatása az ügyfelekhez.

A másik remek felület a marketing üzenetek célba juttatására a sorszám igénylő applikáció. Az ügyfél közvetlenül a saját mobilján kattinthat a reklámra, hogy elolvassa a részleteket.

Ezzel nem csak spórolunk a marketingen, de a hatékonyságát is növeljük.

Az aranyat érő visszajelzés

Honnan tudjuk, melyik területen kell a leginkább fejlődnünk? Hogy mire fordítsuk a korlátozott mennyiségű időt és erőforrást a maximális eredmény eléréséhez? Természetesen maguktól az ügyfelektől. Ön kikéri ügyfelei véleményét? Méri az elégedettségüket? Az ügyfélhívó rendszerbe beépíthető az elégedettség mérés, így nem szükséges papírra nyomtatott kérdőívekkel szenvedni vagy callcentert fizetni a kérdőívezésért. Saját rendszerén belül láthatja, hogy melyik fiókkal, vagy épp melyik ügyintézővel voltak legkevésbé elégedettek az ügyfelek, így akár már aznap közbe tud lépni.
Haladó tipp: Ezeket az információkat használhatja motiválásra is. Hirdessen nyereményt a legjobb elégedettségi mutatókat elérő kolléga jutalmazására! Az egész csapat lelkesebben fog dolgozni.

Használja ki a technikai újításokat a hatékony működés és az ügyfelek elégedettsége érdekében! Egy új rendszer bevezetése nagy feladatnak tűnhet, de hosszú távon bőségesen megtérülő döntésnek bizonyul.