6 fontos tudnivaló az ügyfélhívó rendszer választásához

Milyen szempontok alapján válasszon ügyfélhívó rendszert, hogy biztosan megérje a ráfordított befektetés? Összeszedtük a legfontosabb tudnivalókat, amiket egy rendszer vásárlása előtt érdemes átgondolni.

6 kritérium, aminek egy profi ügyfélhívó rendszer meg kell felelnie

  1. Megbízható működés
    Elengedhetetlen, hogy a rendszer stabil legyen, hiszen legalább napi 8-10 órában folyamatosan szükség van rá.
  2. Gyorsaság
    Szintén alapvető igény a rendszer gyorsasága, mert így időt spórolhatunk vele.
  3.  A support rendelkezésre állása
    Lehet, hogy szinte soha nem lesz szükség az ügyfélhívó rendszert üzemeltető cég segítségére. De amikor mégis, akkor azonnal kelleni fog a segítség és nagyon fontos, hogy könnyen elérje a kollégákat. Ezért alakítottuk ki Help Desk szolgáltatásunkat, mely akár 7/24 órás folyamatos rendelkezésre állást biztosít.
  4. Rugalmasság
    Az egyik leggyakoribb hiba az ügyfélkezelő rendszereknél, hogy csak egyféleképpen lehet őket használni. Mivel az Ön cége folyamatosan fejlődik, vásárlói igényei változnak, így az ügyfélhívó rendszernek is tudnia kell alkalmazkodni ezekhez. A gyors munkát segíti az is, ha a rendszer az egyes ügyintézők munkafolyamataihoz igazítható.
  5. Átláthatóság 
    Nem csak egy-egy fióknál lényeges, hogy a munkatársak kiigazodjanak a rendszerben, hanem az is hogy központilag lehessen változtatni egyszerre az összes fiók beállításait. Ezt a problémát a professzionális ügyfélhívó szoftver képes megoldani. Azaz, ha Ön Budapesten megváltoztat valamit a rendszerben, az egy másodperc leforgása alatt megjelenjen a siófoki, kecskeméti vagy épp londoni fiókban is.
  6. Esztétikus megjelenés 
    A vásárlói élményhez nagyban hozzájárul a sorszám kiosztás során látott eszközök megjelenése. Ha egy hightech laptopokat gyártó cég üzletében papírcetlit szorongatva kell várakozni, az nem győzi meg a vevőt sem a cégről, sem pedig a termékei színvonaláról. Egy profin megtervezett dizájnnal
    ellátott applikáció
     már sokkal elegánsabb megoldás a sorszám kiadására.

Amikor ajánlatot kér ügyfélhívó rendszert és szolgáltatást adó cégektől, ezekre a szempontokra figyeljen oda, hogy a legjobb ár-érték arányú szolgáltatást választhassa ki.

fenysebessegu ugyfelhivo rendszer

Fénysebesség az ügyfélkezelésben – így fest a gyakorlatban

A legtöbb embernél, így valószínűleg az Ön ügyfelei számára is, az ügyintézés a borzasztó időtöltések toplistáján szerepel. Ezzel csak az a gond, hogy ha az ügyfelei nem mennek be az üzletbe, sokkal nehezebben fognak új szolgáltatásokat vásárolni. Ezért fontos arra törekedni, hogy az ügyfelek élménye az Ön cégénél a lehető legpozitívabb legyen, és ne csak akkor menjenek be, amikor már elkerülhetetlen. Mi kell ehhez?

Három dolog az elégedett ügyfélért: gyorsaság, gyorsaság és gyorsaság

Hogyan lehetséges a várakozást drasztikusan lerövidíteni? Ehhez valójában drámai változást kell elérni, nem csak lefaragni néhány percet itt-ott! Annak idején a sorszám nyomtató gépek és a digitális kijelzők nagy lépést jelentettek a várakozási idő csökkentéséhez. Mostanra elérkeztünk a következő fejezethez.

A cél a várakozási idő megszüntetése!

Már nem elég, ha az ügyfél keveset vár, az a cél, hogy semennyit ne várjon. Lehetséges ez? Nézzük meg egy rendszerünket használó cég ügyfelének történetét, és kiderül.

Bence fénysebességgel előfizetést vált

ugyfelkezeles fenysebesseggelBence eldöntötte, hogy nagyobb tarifacsomagot szeretne mobilszolgáltatójától, ezért bemegy egy közeli fiókba, hogy elintézze a szerződés módosítását. Indulás előtt a munkahelyén még megnézi, melyik fiók esik útba hazafelé menet. Ehhez elég a mobil társaság applikációját használnia.

Meglepődik, mert észreveszi, hogy rögtön az applikációval kiválaszthatja azt is, mit szeretne majd elintézni a helyszínen.

Ki is választja az előfizetésekhez kapcsolódó szolgáltatást, és egyből kér hozzá egy sorszámot. A sorszám azonnal megérkezik a telefonjára. Bence beül az autójába, hogy elmenjen a fiókba, már a kocsiban “sorban áll”.
Mire odaér, épp sorra kerül, a kijelzőn az ő száma látszik. Odalép az ügyintéző hölgyhöz, aki kedvesen rámosolyog és ezt mondja: “Üdvözlöm Bence! Jelezte, hogy tarifacsomagot szeretne váltani, előkészítettem a szükséges dokumentációt. Ha minden rendben van, itt írja alá.” Bence látja, hogy az adatai vannak kitöltve, és alá is írja a papírokat. Kifelé menet megnyomja az elégedettségi adatokat gyűjtő kioszk képernyőjén a maximumot elégedettséget jelentő 10-es pontszámot, és már indul is haza.

De mi történik, ha sokan érkeznek egyszerre?

Persze lehet, hogy Bencének épp szerencséje volt, mert nem várakoztak sokan az adott fiókban. Mi a helyzet akkor, ha váratlanul érkezik meg egy kisebb tömeg?

A fiókvezető az ügyfélhívó rendszerben észreveszi, hogy beállt a fiók, túl hosszúak a sorok. Feltérképezi, hogy az ügyfelek milyen szolgáltatásokra várnak és, hogy milyen ügyintézők elérhetőek el, majd átállítja a rendszerben a prioritást, egyenletesen elosztva ezzel a várakozókat az ügyintézők között. Így mindenki a lehető legrövidebb ideig áll sorba.

Bármi is történjen, mindig van rá lehetőség, hogy az ügyfélhívó rendszer beállításaival gyorsítson a sorok haladásán. Hiszen a sor nem állhat meg!